En anteriores posts te hemos hablado sobre técnicas de motivación laboral, de cómo tus trabajadores se sentirán más felices y realizarán su trabajo de una forma más eficiente. Sin embargo, hoy nuestro post va dirigido, no tanto a las empresas, sino a los propios trabajadores, con consejos y técnicas para saber cómo aumentar la productividad en el trabajo u oficina.

Evitar distracciones, hacer descansos periódicos o escuchar música o ruido blanco son algunas de los consejos más conocidos para aumentar la concentración de un trabajador, y por ende, su productividad. Pero, hoy te hablamos de ellos en profundidad y también te presentamos una técnica que está bastante de moda en la mayoría de las oficinas y empresas del mundo. Aquí van nuestros consejos:

Dosifica los tiempos

Es imprescindible que al comienzo de la mañana o incluso el día anterior construyas un mapa mental de todas las tareas que necesitas realizar en ese día. Puedes poner un límite de tiempo a cada una, para forzarte a completarlas en el menor posible. Además, puedes hacer una lista con todas las tareas del día e ir tachándolas según las vayas realizando. Esto te motivará a seguir con cada cometido una vez termines el anterior.

Ten en cuenta que tu planificación debe ser flexible a imprevistos. Siempre pueden llegar tareas urgentes a las que tengas que dar mayor prioridad que a las que habías planeado previamente.

Organiza tus tareas

Algunas fuentes, como thinkwasabi advierten de que no es sano abrir el correo nada más llegar a tu oficina. Dale un tiempo a tu bandeja de entrada y resérvala para los ratos en los que necesites descansar un poco de tus tareas principales. El tiempo que invertías en abrir el correo nada más llegar a tu puesto de trabajo, inviértelo en hacer un ejercicio de concentración para seguir con tu rutina. 

Lo mismo ocurre con los trabajos mecánicos, manuales o más monótonos. Si tienes que triturar papel, ordenar facturas o mandar correos, hazlo en esos momentos en los que necesites un respiro de la tarea principal. Tu mente descansará y retomará el «trabajo gordo» con más ganas. No gastes tus momentos de máxima productividad en realizar estas tareas. 

Apunta tus ideas

Es muy importante que cerca de tu lugar de trabajo tengas post-it, libretas o papeles y un bolígrafo para apuntar las nuevas ideas y demás cosas que te vienen en mente. Es importante que las escribas, porque no solo te servirá como recordatorio, sino que escribiendo se da forma a las ideas. Y también es importante que lo hagas en papel. ¿El motivo? Tenerlo a la vista. Cuando apuntamos las ideas en las notas del movil o en un documento en el ordenador, a menudo olvidamos estos archivos, pues los cerramos o los tapamos con otras ventanas. Si mantienes a la vista tus post-its serás más eficiente. 

Concéntrate

La concentración es la base de la productividad en el trabajo. Hay que estar centrados en las tareas que se están realizando. Por ello es importante pedir silencio a tus compañeros. Los murmullos, las conversaciones sobre otros temas o incluso los ruidos que tus compañeros hacen al masticar su almuerzo, distraen.

Si no puedes conseguir un ambiente relajado de estas características, es recomendable el uso de cascos. Puedes buscar listas de reproducción de música relajante o páginas con música de ruido blanco, que son señales de sonido que contienen todas las frecuencias y de la misma potencia. Según la BBC, con el ruido blanco el umbral auditivo alcanza su velocidad máxima por lo que con estos sonidos de fondo, los estímulos auditivos más intensos no nos afectan tanto. No solo son útiles para concentrarse en el trabajo y aumentar la productividad laboral sino que también se usan para dormir, ya que tapan sonidos intensos como los ronquidos.

Haz pequeños descansos

Descasar es importante. No es una pérdida de tiempo, es una inversión para volver a tus tareas con más ganas. Hacer un descanso no significa abrir el whatsapp o las redes sociales, sino levantarte de tu puesto, caminar un poco o salir a tomar el aire. Puedes aprovechar la hora del almuerzo o la cocina para descansar. Si eres de los que tiene jornada partida, te verás obligado a comer en la oficina. Utiliza este tiempo para relajarte y disfrutar de una buena comida. ¿Y qué mejor que una comida casera que no te ha llevado nada de tiempo preparar?

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Pon en práctica la Técnica Pomodoro

Además de todos los consejos que te hemos dado, te vamos a hablar de una de las técnicas más famosas en el mundo que resume o engloba la mayoría de ellos. Su objetivo es mejorar la productividad laboral estimulando la capacidad de concentración. Hablamos de la Técnica Pomodoro.

Es un método desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80 y su nombre deriva de un reloj con forma de tomate (pomodoro en italiano). Consiste en dividir el tiempo en fragmentos de 25 minutos. Lo que Cirillo denomina «pomodoros» son las pausas dedicadas al descanso.

La técnica divide el tiempo en 5 etapas: planteamiento, anotación, registro, proceso y visualización. Es decir, primero se decide la tarea que se va a realizar y se realiza de forma concentrada e intensiva durante 25 minutos hasta que suena el pomodoro (o el cronómetro o reloj que hayas escogido). Se marca con una X cuando se ha cumplido el primer tiempo y se hace un descanso de 5 minutos.  Y así sucesivamente hasta que se alzcanzan 4 pomodoros, es decir, cuatro periodos de trabajo-descanso. Entonces, se toma un descanso más largo de unos 20 o 30 minutos.

El autor de la técnica señala que es importante tener un cronómetro, ya que activarlo supone un gesto físico de compromiso con el trabajo y la actividad. Si consigues que tus compañeros de trabajo pongan en práctica esta técnica, será mucho más efectiva y te sentirás más aceptado en tu entorno laboral. Esta técnica asegura que el trabajo se hace más llevadero y que la productividad aumenta considerablemente. 

Lo sabemos, 8 horas al día de trabajo son demasiadas, pero seguro que con estas técnicas y consejos consigues mantener tu mente fresca, libre de distracciones. De esta manera serás más productivo y, por tanto, te sentirás realizado en el trabajo.